Tin trong tỉnh Tin trong tỉnh

Khởi đầu mới của Văn thư – Lưu trữ điện tử
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, trong đó giao Bộ Nội vụ ban hành các Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

 

Đến ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là cơ sở pháp lý quan trọng trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ điện tử.

Chiều ngày 12/3/2019, tại Hà Nội, ấn nút khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc đặc biệt nhấn mạnh vai trò nêu gương và sự quyết tâm, sát sao trong chỉ đạo điều hành của người đứng đầu các bộ, ngành và chính quyền các cấp để tạo chuyển biến thực sự về phương thức, về lề lối làm việc theo xu hướng mới, tiên tiến nhằm gỡ bỏ mọi rào cản cả vô hình và hữu hình từ cán bộ có tâm lý ngại thay đổi, do sợ phải minh bạch, công khai công việc.

Nhận thấy được vai trò quan trọng trong đổi mới phương thức hoạt động, môi trường làm việc ít giấy tờ và đẩy mạnh cải cách hành chính. Ngày 07/5/2019 UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đã ban hành Kế hoạch số 63/KH-UBND về tổ chức Hội nghị triển khai Thông tư 01/2019/TT-BNV và Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.

Sáng ngày 11/6/2019, UBND tỉnh đã tổ chức hội nghị triển khai Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quản lý văn bản điện tử cho các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị, thành phố, các đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Ông Trần Văn Tuấn, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phát biểu khai mạc Hội nghị

Tham dự hội nghị có ông Trần Văn Tuấn - Phó Chủ tịch UBND tỉnh, đại diện các sở, ban, ngành, đơn vị trực thuộc, UBND các huyện, thị xã, thành phố. Phát biểu khai mạc hội nghị, Ông Trần Văn Tuấn đề nghị các đại biểu tập trung theo dõi, ghi chép, trao đổi về những thắc mắc để báo cáo viên giải đáp. Đồng thời lãnh đạo các sở, ngành, địa phương có trách nhiệm tiếp thu nội dung 2 Thông tư này để triển khai thực hiện.

Đại diện các sở, ban, ngành, đơn vị, UBND các huyện, thị, thành phố đến tham dự Hội nghị

Đây là một bước đột phá trong việc thực hiện chuyển giao, gửi nhận văn bản, xử lý hồ sơ điện tử thay thế việc gửi, nhận văn bản và xử lý hồ sơ giấy. Nhà nước ta đang đẩy mạnh quyết tâm tiến tới chữ ký số, không ký giấy… Để tạo hành lang pháp lý cho văn bản điện tử, Thông tư số 01/2019/TT-BNV đã được ban hành để quy định thể thức, hình thức, định dạng của văn bản điện tử; thể thức, hình thức của chữ ký số và quy trình ký ban hành văn bản điện tử; quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử; Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Để truyền đạt sâu hơn và làm rõ hơn các nội dung của Thông tư 01/2019/TT-BNV và Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, UBND tỉnh đã mời Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh, Trưởng Phòng Nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước triển khai nội dung 02 Thông tư tại Hội nghị.

Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh triển khai nội dung 2 Thông tư tại hội nghị.

Theo đó, Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Thông tư này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014.

05 nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến, bao gồm: 1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; 2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức; 3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; 4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; 5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

05 nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi, bao gồm: 1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; 2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức; 3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; 4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; 5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức và ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư này.

Việc quy định soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản là căn cứ quan trọng để các cơ quan, đơn vị làm cơ sở xây dựng Quy chế quản lý văn bản đi, đến của cơ quan, đơn vị.

Ngoài ra, Thông tư cũng quy định chi tiết việc quản lý văn bản đến; văn bản đi; lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của hệ thống…

Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử gồm một số nội dung cơ bản sau:

Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào có 3 nguyên tắc: 1. Đảm bảo thống nhất tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức; 2. Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành; 3. Đảm bảo việc trao dổi dữ liệu giữa hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.

Thông tư có 3 yêu cầu về biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy phải đảm bảo đúng quy định về định dạng, ảnh màu, độ phân giải, tỷ lệ số hóa, hình thức chữ ký số, tên file theo quy định của Thông tư; tài liệu ảnh, tài liệu phi, ảnh, tài liệu âm thanh đảm bảo định dạng, số bit rate tối thiểu theo quy định.

Thông tư quy định về bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc; yêu cầu; kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; chế độ sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; bảo đảm an toàn cơ sở dự liệu tài liệu lưu trữ theo quy định.

Sau Hội nghị triển khai 02 Thông tư nói trên, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Việc thực hiện triệt để gửi, nhận văn bản điện tử, kết nối trục liên thông văn bản quốc gia không chỉ tiết kiệm chi phí hành chính, giảm thời gian xử lý văn bản, giúp lãnh đạo cơ quan biết được tình trạng xử lý văn bản, hồ sơ, công việc trên hệ thống, từ đó có sự chỉ đạo kịp thời nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả chỉ đạo, điều hành.

Thời gian tới tỉnh sẽ áp dụng phần mềm quản lý văn bản và triển khai hạ tầng kỹ thuật đồng bộ phục vụ liên thông gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg  ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư 01/2019/TT-BNV và Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

Việc chuyển phương thức gửi, nhận văn bản giấy sang văn bản điện tử đang là vấn đề cấp thiết hiện nay. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện còn có vướng mắc như: phần mềm quản lý văn bản, hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ, tâm lý e ngại của một số cán bộ, công chức khi sử dụng chữ ký số, văn bản điện tử, trình độ về công nghệ thông tin của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ…

Mặc dù vậy, với sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo tỉnh, sự quyết tâm của các sở, ban, ngành, các cơ quan, đơn vị trực thuộc, UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu sẽ từng bước hoàn thành việc kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương theo đúng quy định./.

Phan Thị Phương - Sở Nội vụ BRVT